Weihnachtsfeier planen

Weihnachtsfeier planen: Tipps für eine entspannte Organisation

Nach den Sommerferien geht es mit großen Schritten auf Weihnachten zu – und tatsächlich beginnen viele Unternehmen bereits jetzt mit der Planung ihrer Weihnachtsfeier. Da wir selbst seit mehreren Jahren in der Vorweihnachtszeit auf zahlreichen Firmenfeiern als Zauberkünstler dabei sind, kennen wir die typischen Herausforderungen und wissen, was sich in der Praxis bewährt. Von Budget und Location über Essen und Getränke bis hin zum passenden Unterhaltungsprogramm gibt es einige Punkte, die frühzeitig geklärt werden sollten. Unser wichtigster Tipp: Legt die zentralen Dinge fest, aber plant die Feier nicht komplett durch. Denn eine Weihnachtsfeier soll vor allem eines sein: ein entspannter gemeinsamer Abend.

1. Das Budget: Was steht zur Verfügung?

Wenn euch der „Orga-Hut“ für die Weihnachtsfeier aufgesetzt wurde, sollte eine der ersten Fragen lauten: Wie viel Budget steht überhaupt zur Verfügung? Das hängt natürlich von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter und den internen Vorgaben ab. Eine pauschale Summe lässt sich deshalb nur schwer nennen. Entscheidend ist vielmehr, das Budget gleich zu Beginn der Planung zu klären. Denn davon hängt ab, welche Location infrage kommt, wie die Verpflegung gestaltet werden kann und ob zusätzlich ein Unterhaltungsprogramm oder andere besondere Programmpunkte möglich sind. Ist das Budget eher knapp, sollte man sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren. Steht etwas mehr zur Verfügung, gibt es deutlich mehr Möglichkeiten, die Weihnachtsfeier individuell zu gestalten.

Unser Tipp: Klärt das Budget, bevor ihr konkrete Angebote einholt oder Versprechungen an die Kollegen macht. So lassen sich Missverständnisse und spätere Enttäuschungen vermeiden.

2. Die Location: Lieber früh als spät buchen

Die Location ist einer der wichtigsten Punkte bei der Planung – schließlich steht und fällt vieles damit, wo die Weihnachtsfeier stattfindet. Soll die Feier außerhalb des Unternehmens stattfinden, beispielsweise in einem Restaurant, solltet ihr euch möglichst früh um die Reservierung kümmern. Wenn der Termin bereits feststeht, kann es durchaus sinnvoll sein, die Location schon zu Beginn des Jahres zu buchen. Das klingt früh? Ist es aber nicht unbedingt. Gerade beliebte Restaurants und Veranstaltungsorte sind in der Weihnachtszeit schnell ausgebucht.

Weihnachtsfeier auf dem Firmengelände

Eine Feier in den eigenen Räumlichkeiten hat natürlich den Vorteil, dass keine Location reserviert werden muss. Dafür kommen andere organisatorische Aufgaben hinzu. Wer kümmert sich um die Bestuhlung? Wer dekoriert? Wer baut auf und wieder ab? Welche Räumlichkeiten werden benötigt? Diese Fragen solltet ihr frühzeitig klären und vor allem festlegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Plant dafür ausreichend Zeit und Helfer ein. Eine Weihnachtsfeier auf dem Firmengelände kann eine tolle Alternative sein – sie wird aber nicht automatisch unkomplizierter, nur weil keine Location gemietet werden muss.

3. Die Verpflegung: Je größer die Gruppe, desto mehr Planung

Essen und Getränke gehören natürlich zu jeder Weihnachtsfeier. Je nach Größe der Gruppe gibt es dabei allerdings einiges zu beachten. Bei einer kleinen Runde von bis etwa 20 Personen spricht grundsätzlich nichts dagegen, à la carte zu bestellen. Bei größeren Gruppen kann das allerdings schnell zu langen Wartezeiten führen.

Hier hat es sich bewährt, die Speisekarte bereits im Vorfeld mit dem Restaurant abzustimmen und eine überschaubare Auswahl anzubieten – beispielsweise:

• 🥩 ein Fleischgericht
• 🐟 ein Fischgericht
• 🥗 eine vegetarische Option
• 🌱 eine vegane Alternative

Auch Vorspeisen wie Suppe oder Salat können für alle gemeinsam festgelegt werden. So muss nicht jeder einzelne Gang individuell bestellt werden und die Küche kann sich besser auf die größere Gruppe vorbereiten.

Das Ergebnis: weniger organisatorischer Aufwand und schnelleres Essen für alle.

Catering oder Foodtruck auf dem Firmengelände

Wenn die Weihnachtsfeier im Unternehmen stattfindet, bieten sich beispielsweise ein Catering oder Foodtrucks an. Hier gibt es allerdings einen kleinen, aber wichtigen Punkt, den man leicht übersieht: Wer bringt Geschirr und Besteck mit? Nicht jeder Caterer hat Teller, Gläser und Besteck automatisch im Angebot. Teilweise müssen diese Leistungen zusätzlich gebucht werden. Also lieber vorher einmal nachfragen – damit am Ende nicht das Essen bereitsteht, aber die Teller fehlen.

Wer bezahlt die Getränke?

Auch die Frage nach den Getränken sollte im Vorfeld geklärt werden. Viele Unternehmen handhaben es beispielsweise so, dass die Firma die Getränke bis zu einer bestimmten Uhrzeit übernimmt und danach jeder selbst bezahlt. Das ist völlig legitim. Schließlich soll die Weihnachtsfeier dazu dienen, gemeinsam das Jahr ausklingen zu lassen und eine schöne Zeit miteinander zu verbringen – nicht dazu, sich auf Firmenkosten möglichst stark zu betrinken. Eine klare Regelung sorgt hier für Transparenz und verhindert Diskussionen.

4. Das Programm: Weniger ist oft mehr

Wenn Budget, Location und Verpflegung geklärt sind, bleibt die Frage nach dem Unterhaltungsprogramm. Und hier lautet unser Rat ganz klar: Macht nicht zu viel! Meist gibt es ohnehin bereits einen kurzen offiziellen Teil. Der Chef möchte vielleicht ein paar Worte an die Mitarbeiter richten oder jemand anderes hat eine kleine Rede vorbereitet. Das reicht häufig völlig aus. Von spontanen Mitarbeiter-Einlagen würden wir dagegen eher abraten. Natürlich kann so etwas funktionieren – wenn sich jemand wirklich Gedanken macht und entsprechend vorbereitet. In vielen Fällen sorgt es aber eher für unangenehme Situationen. Wenn Unterhaltung gewünscht ist, überlasst sie deshalb lieber einem Profi.

Zauberkunst als Kombination aus Show und Close-Up

Bei vielen Weihnachtsfeiern, die wir begleiten durften, hat sich eine Kombination besonders bewährt: eine gemeinsame Show für alle und anschließend Close-Up-Zauberei direkt bei den Gästen. Nach dem Essen kann beispielsweise eine 15- bis 30-minütige Show stattfinden. Dafür braucht es nicht zwingend eine große Bühne oder aufwendige Technik. Wichtig ist vor allem, dass die Gäste gemeinsam zuschauen können. Anschließend mischt sich der Zauberkünstler wieder unter die Gäste und zaubert direkt an den Tischen oder in kleinen Gruppen weiter. So entstehen zwei unterschiedliche Erlebnisse: ein gemeinsames Highlight für alle und anschließend individuelle magische Momente. Gleichzeitig nimmt die Zauberkunst nicht den gesamten Abend ein. Die Mitarbeiter haben weiterhin ausreichend Zeit, sich zu unterhalten, etwas zu trinken und gemeinsam zu feiern.

Eine Weihnachtsfeier muss nicht durchgetaktet sein

Bei der Planung entsteht schnell der Wunsch, möglichst alles festzulegen: Essen um 19 Uhr, Rede um 20 Uhr, Show um 20:15 Uhr, nächster Programmpunkt um 20:45 Uhr … Unsere Erfahrung zeigt allerdings: Das ist meistens gar nicht nötig. Die zentralen Punkte sollten gut organisiert sein. Aber dazwischen darf ruhig Raum bleiben. Gespräche dauern länger, das Essen verschiebt sich, jemand möchte noch eine Rede halten oder die Kollegen sitzen gerade in einer interessanten Unterhaltung. Das ist kein Problem – das ist eine Weihnachtsfeier. Ein guter Abend entsteht nicht dadurch, dass jede Minute verplant ist, sondern dadurch, dass die Rahmenbedingungen stimmen und die Gäste ausreichend Zeit haben, den Abend gemeinsam zu genießen.

Unser Tipp: Plant den Rahmen, nicht jede Minute.
Wenn ihr eure Weihnachtsfeier organisiert, konzentriert euch deshalb zunächst auf die wichtigsten Fragen:

💰 Wie hoch ist das Budget?
📍 Wo soll gefeiert werden?
🍽️ Wie werden die Gäste versorgt?
🎄 Welches Programm passt zur Gruppe?

Wenn diese Punkte geklärt sind, habt ihr bereits eine sehr gute Grundlage.

Und wenn ihr noch unsicher seid, wie ihr eure Weihnachtsfeier gestalten könnt: Meldet euch einfach bei uns. Wir beraten euch gerne und überlegen gemeinsam, welches Zauberprogramm zu eurer Feier und euren Vorstellungen passt.

Weitere Ideen für eine gelungene Weihnachtsfeier haben wir außerdem in unserem Blogartikel „Ideen für die Weihnachtsfeier“ zusammengestellt. Dort findet ihr passende Konzepte für unterschiedliche Gruppengrößen.

Fotos: shamsi.creativestudio (Instagram)